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海外出張スケジュールの作成方法

商談のため海外出張に行くことになったらはじめにやらなければならないのが

●訪問先を決める。
●出張期間を決める。
●ラフな移動ルートを考える。


を作成することです。

はじめて海外出張へ行かれる場合は、経験豊富な先輩のアドバイスをもらいましょう。準備をはじめる時期ですが、長期出張の場合は、早めにフライトを押さえたいので2ヶ月から1ヶ月半前から準備をすすめています。

もちろん急な出張もあると思いますので、そのときは、落ち着いて間違えがないように旅行会社に手配しましょう。最近は、インターネットで航空券やホテルを予約することが多いです。

訪問する会社を選ぶ
訪問する会社が決まったら、所在地を地図またはインターネットで検索しましょう。インターネットで検索される場合は、訪問国のYAHOO、MSNやGoogle マップを利用しています。

先輩や同僚が訪問先に行ったことがあれば、移動手段、ホテルなどアドバイスをしてもらいましょう。先輩や同僚にアドバイスをしてもらうほうが一番早いと思います。訪問先に確認する方法もおすすめです。

最寄の空港を調べる
訪問する会社を選び所在地を確認取れたらやることは、

●最寄の空港を調べる。
●旅行会社に行きと帰りの便のフライト時間と空席状況を確認する。

エコノミークラスでしたら、行きと帰りの便は、同じ航空会社をおさえないと普通運賃になります。あなたの会社で契約されている旅行会社に相談しましょう。

わたしの場合、出張の手配は、全部自分でやっています。国内出張でしたらほかの部署で手配してくれますが、海外出張になると話は別です。

それと、全て旅行会社に任せるのもおすすめしません。あなたが出張されるのですから自分でフライトやホテルを探されることをおすすめします。

フライトの空席状況を確認する場合、ビジネスクラスでしたら問題ありませんが、エコノミークラスの場合は、座席指定ができるフライトなのかも確認しておきましょう。長時間のフライトでしたら、窓側ではなく、動きやすい通路側を予約するとよいでしょう。

窓側ですと、トイレに行くときに通路側に座っている方に声をかけなければなりません。海外出張や海外旅行になれている方は、それをわかっていますので長時間のフライトの場合は、通路側を予約される方が多いようです。

航空会社により変わりますがエコノミーディスカントの場合は、チケットの種類により座席指定ができない場合があります。長時間のフライトでしたら、多少割高でも座席指定ができて通路側が取れる料金帯の航空券がおすすめです。(会社の予算によりますが.....)

私の会社は、出張期間が2週間以上になると経費節減のため、全ての飛行機での移動は、エコノミー・ディスカウントを取るようにしています。ただ、行きと帰りの便については、航空運賃にもよりますが、座席指定ができる航空券を取っています。

中には、好んで窓側を予約される方もいます。窓側の方がリラックスでき、よく寝られるとのことです。わたしは、行きと帰りの長時間のフライトは、通路側を予約し、短時間のフライト(都市間の移動)は、窓側に座っています。

フライトの検索とラフな出張スケジュールの作成
フライトは、航空会社のサイトで確認ができますので移動時間や希望する時間帯のフライトを検索して、旅行会社に移動日とフライト番号を伝えて予約するほうがスムーズです。

わたしの場合は、ヨーロッパの場合は、UA(ユナイテッド航空)のマイルを貯めるためにドイツならLH(ルフトハンザ航空)、ノルウェーやスウェーデンなど北欧の場合は、SK(スカンジナビア航空)のフライトを検索します。

中国、香港、東南アジアの場合は、スターアライアンス系または安い航空券を検索しています。

ある程度の訪問先や移動手段などが決まったら出張予定表を作りましょう。出張予定表の例は、以下になります。

日付け 移動 訪問予定 滞在予定先
12月5日 NH205成田 11:25 - PARIS 16:40  --- ○○HOTEL
Tel:0000 Fax:0000
12月6日 --- 9:00 A社 同上
12月7日 AF1234 PARIS 9:00 - LONDON 12:00 14:00 B社 ○○HOTEL
12月8日 NH202 LONDON 19:35 - 9:00 A社 ---
12月9日 成田着 15:05 --- ---

訪問国が複数の場合は、アポが取れ次第、希望されるフライト時間を旅行会社へ伝え、次の訪問国のフライト時間を2つか3つほど旅行会社に候補を上げてもらいましょう。

滞在予定のホテルを調べておく
滞在予定のホテルは、この時点では滞在する地域にどんなホテルがあるのかを調べておきましょう。

わたしの場合、ホテルを決める場合は、エクスペディアをよく利用します。実際に宿泊された方の体験談も掲載されているので非常に参考になります。

ホテルについては、インターネットやガイドブックで確認し、予算内で気に入ったホテルがあれば、契約されている旅行会社に宿泊料金、禁煙室(喫煙室)、バスタブ付き、朝食付きかなどを問合せをしましょう。

検索しても気に入ったホテルが見つからない場合は、旅行会社に3つほど候補をあげてもらいましょう。

候補をあげてもらうときのポイントは、

●予算。
●朝食付きかどうか。
●部屋の設備(WiFi、バスタブ付き)
●訪問先まで移動しやすいところ


などあなたの条件(希望)を伝え、候補をあげてもらいましょう。

私の場合は、訪問する得意先でホテル予約を頼むこともあります。得意先に予約してもらったほうが、通常より安い宿泊代で泊まれるためです。

空港から電車移動の場合は、最寄り駅の近くのホテルを選び、タクシーで移動の場合は、市内の滞在が良いでしょう。

空港ホテルですと、ホテルのエアポートシャトルバスがあればよいのですが、ない場合は、タクシーで行くしかありません。タクシーですと、距離が短いといい顔をされませんが、チップを多めに払えば問題ありません。ただ、乗車拒否される可能性もあります。

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