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海外出張中のスケジュール帳活用方法

海外出張の時に便利なのがスケジュール帳です。海外出張準備編でも説明している通りに海外出張前にスケジュール帳を作って持っていくとかなり重宝します。

私の活用法をこのページで公開したいと思います。なお、この方法は、出張期間が長いときに便利な方法です。

どんなスケジュール帳が良いのか?
スケジュール帳は、スーツの内ポケットに入るくらいのコンパクトなものが良いでしょう。文房具屋や書店で販売されている安いもので十分です。

スケジュール帳に書くものは?
スケジュール帳に書くまたはコピーを貼り付けるものは、好みです。あなたがやりやすい方法でまとめられると良いでしょう。ご参考になるかわかりませんが私のスケジュール帳の内容は、以下になります。

●出張スケジュールの一覧表。(参考ページ:出張スケジュールの作成

日付け 移動 訪問予定 滞在予定先
12月5日 NH205成田 11:25 - PARIS 16:40  --- ○○HOTEL
Tel:0000 Fax:0000
12月6日 --- 9:00 A社 同上
12月7日 AF1234 PARIS 9:00 - LONDON 12:00 14:00 B社 ○○HOTEL
12月8日 NH202 LONDON 19:35 - 9:00 A社 ---
12月9日 成田着 15:05 --- ---

●1日1ページずつに分けたスケジュールの明細。訪問先やフライトスケジュールを入れる。(参考ページ:出張準備をする

記入例:私の場合です。
December 12, 2004

訪問先の会社名または
ホテル名

住所

電話

訪問先の場合は、アポを
取った人の名前

その日に移動がある場合は、
フライト番号と出発時間を
入れる。
LX1111 13:00
 

●パスポートコピー
●持って行くクレジットカードの両面コピー


タクシー編
スケジュール帳で威力を発揮できるのは、タクシーで移動するときです。空港または、訪問先に移動するときには、この方法を使っています。

理由は、簡単です。英語圏以外の国でタクシーを利用する場合は、行きたい場所をドライバーに伝えたくても発音が難しかったり読めなくて伝わらない場合があります。

その場合は、事前に用意したスケジュール帳をタクシードライバーに見せれば、問題なく連れて行ってくれますよ。

スケジュール帳を見せなくてもホテルに戻る場合は、ホテルの住所が入っているパンフレットやホテルの名刺を渡しても良いでしょう。

電車編
電車のチケットを購入するときも、事前に目的地と時刻表、運賃を調べておき、それをメモまたは縮小コピーしてスケジュール帳に貼り付けておきましょう。

切符を購入するときにそのメモを窓口で見せましょう。私は、電車での移動する場合は、窓口で切符を購入する場合が多いのでこの方法を使っております。

電車の切符は、窓口が混んでいる場合が多いので、移動日の前日に購入されるとよいでしょう。切符を買うときは、クラス(ファーストまたはセカンドクラス)や片道または往復どちらにするのか伝えましょう。

その他
空港の場合もスケジュール帳を活用できます。たとえば、航空券とパスポートは同じケースにいれている場合は、安全面を考えて航空券を出してフライト番号を確認するのではなく、スケジュール帳を開いてフライト番号やチェックインカウンターを確認できます。

あとは、会社に清算するために、1日に使った夕食代などの金額をメモ書きしています。

スケジュール帳もカード番号やパスポートコピーを貼り付けた場合は、貴重品になりますので無くさないように注意しましょう。

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