【2026年最新版】海外出張の準備と進め方を徹底解説

🗓️ 海外出張準備のタイムライン｜いつ何をすべきか

準備を始める時期ですが、長期出張の場合は早めにフライトを押さえたいので2ヶ月から1ヶ月半前から準備を進めています。

もちろん急な出張もあると思いますので、そのときは落ち着いて間違えがないように手配しましょう。

【出発2ヶ月前】スケジュール作成と訪問先の選定

商談のため海外出張に行くことになったら、はじめにやらなければならないのが以下の3つです。

訪問先を決める3つのステップ

初めて海外出張へ行かれる場合は、渡航経験がある同僚などにアドバイスをもらうのが一番ですが、相談する相手がいない場合は、Googleマップ等で位置を確認して決めていきます。

私の場合は、距離が遠いところから訪問していきます。

先輩や同僚が訪問先に行ったことがあれば、移動手段、ホテルなどアドバイスをしてもらいましょう。

最寄り空港と移動手段の調査方法

訪問する会社の所在地が確認できたら、次にやることは以下の2つです。

• 最寄りの空港や駅を調べる
• フライト時間と空席状況を確認する

私の場合、出張の手配は旅行会社ではなく、全部自分でフライトスケジュールと宿泊するホテルを決めて手配しています。

フライトの検索方法とマイル戦略

フライトの空席状況を確認する場合、Skyscanner、または座席指定ができるサイトでの確認がおすすめです。私は航空会社のサイトで予約することが多いです。

マイルを貯めるのでしたら、同じアライアンス系で予約しましょう。ちなみに私はマイルを貯めるためにスターアライアンス系のフライトでまとめることが多いです。

ラフな出張スケジュールの作成

ある程度の訪問先や移動手段などが決まったら出張予定表を作りましょう。出張予定表の例は以下になります。

訪問国が複数の場合は、アポが取れ次第、希望されるフライト時間を調べて、スケジュールを埋めていきましょう。

滞在予定のホテルを調べておく

滞在予定のホテルは、この時点では滞在する地域にどんなホテルがあるのかを調べておく程度で大丈夫です。

私の場合、ホテルを決める際は、ホテル予約サイトの口コミを確認します。実際に宿泊された方の体験談が掲載されているので非常に参考になります。

最近は少なくなりましたが、訪問する得意先でホテル予約を頼むこともあります。得意先に予約してもらったほうが、通常より安い宿泊代で泊まれることがあるためです。

空港から電車移動の場合は最寄り駅の近くのホテルを選び、タクシーで移動の場合は市内の滞在が良いでしょう。

タクシーですと距離が短いと嫌な顔をされることがありますが、チップを多めに払えば問題ありません。渡航国により配車アプリの利用ができれば、ぼったくりも少ないのでおすすめです。

【出発3〜4週間前】訪問先へのアポイントメント取得

訪問先へアポイントメントが必要な場合は、早めに先方へ連絡しましょう。アポイントメントは、仮のスケジュールを作成した通り、上から順番に連絡を入れましょう。

確実にアポが取れる英文メールテンプレート

売り込みの場合は、海外の得意先へ訪問するのですから、もちろん訪問目的を伝えなければなりません。

Subject: Visit Request - Product Demonstration on [日付]

Dear Mr./Ms. [名前],

I hope this email finds you well.

I am [あなたの名前] from [会社名], and I will be visiting 
[都市名] from [日付] to [日付] for business purposes.

I would like to request a meeting to demonstrate our new product 
line, which I believe would be of great interest to your company.

Would you be available for a meeting on [希望日時]? 
The presentation will take approximately [時間] (e.g., 1-2 hours).

Please let me know your availability at your earliest convenience, 
as I need to finalize my travel schedule.

I look forward to hearing from you.

Best regards,
[あなたの名前]
[役職]
[会社名]
[電話番号]
[メールアドレス]

訪問日時の調整方法と返信がない場合の対処法

複数の訪問先がある場合は、相手の都合が悪ければスケジュールを変更しなければなりませんので、早めに返事をくれるように伝えることも重要です。

訪問時間は、もちろん時間的な余裕を持って訪問時間を連絡することも重要です。移動時間が読めない場合は、訪問先に聞いてもいいと思います。

新規取引先へのアプローチ術

新規取引先のお客への訪問の場合は、簡単に自己紹介や会社概要なども伝えましょう。

先方より訪問を承諾されたらお礼のメールを送りましょう。新規客先の場合は、あなたの会社の商品または取引に興味がない場合は、アポのメールなどを送っても何の返事がない場合もあります。

その場合は、メールで催促、それでも返事がこなければ、ご返答いただけないので今回の訪問はあきらめることを伝え、次の訪問先にアポを取りましょう。

訪問先が決まったら、フライト予約とホテル予約をとりましょう。それと、スケジュール表にも移動するフライト番号と時間、滞在ホテル先を埋めていきます。

【出発2週間前】書類準備と情報収集

パスポートの有効期限確認（最重要！）

パスポートの有効期限も確認しておきましょう。結構見落としがちなのが有効期限です。

パスポートを紛失した場合は、現地警察で盗難証明書をもらい、日本大使館へ行き再発行をしてもらいます。パスポートのコピーと写真2枚を持参すると良いでしょう。

海外旅行保険の加入（必須）

インターネットや成田空港などで加入できます。渡航中の事故や病気で医者にかかった場合に多額の治療費を請求される場合もありますので、海外旅行保険は必ず加入しておきましょう。

出張期間、地域、保証内容により値段も変わりますので、加入される保険会社へ確認しておきましょう。

航空券とホテルの予約確認

スケジュールが決まったらE-ticketとホテルの予約確認書(Confirmation)のコピーをプリントまたはスマホに保存しておきましょう。

実際チェックインのときは、自動チェックイン機で発券して、預け荷物があるときにカウンターでパスポートと搭乗券を見せる程度になっています。

現地情報の効率的な収集方法

空港からホテルまでの移動手段を決める

空港からホテルまでの移動手段を確認しておきましょう。たとえば、空港から電車でいける場合は、時刻表も各鉄道のサイトなどで検索ができますので利用しましょう。

タクシーや配車アプリを手配して移動する場合もGoogleマップでおおよその時間が検索できます。電車で移動する場合は、時刻表をインターネットで確認しておきましょう。

現在は、インターネットも普及したので各国の電車の時刻表も簡単に入手できるようになりました。あとは、空港から市内や主要ホテルまでのシャトルバスも国によって利用できます。

ホテル近くのレストランの確認

ホテル近くのレストランも確認しましょう。私の場合は、最初は現地の料理を食べていましたが、最近は中華料理を良く食べています。お米を食べないとなぜか力が入らないので（笑）。

お米を食べたい場合は、中華レストランや日本食レストランを探しましょう。いままでいろいろな国へ行きましたが、中華レストランはなぜか見つかります。

食事ですが、昼食は得意先でご馳走してくれるところもありますが、夕食の場合はヨーロッパやアメリカでは招待される可能性は少ないので、レストランはインターネットなどで調べておきましょう。

現地到着後にホテルのInformationや商談した人に聞いても良いでしょう。

訪問国の天気と気温を確認

訪問する国の天気と気温をネットで調べておきましょう。それによって、持って行く衣類が変わります。

為替レートの確認

現地の為替レートは、アプリをスマホにインストールしておくと便利です。

【出発1週間前】荷物準備と最終確認

お金の準備

お金については、現金（日本円またはドルなど）とクレジットカードで十分ですね。海外ではキャッシュレスが主流になりつつあります。

私の場合は、東南アジアなどクレジットカードが使えない町にも行くことが多いため、現金を多めに持っていきます。

ヨーロッパやアメリカへ行くときは、現金は少なめでクレジットカードと現金を持っていきます。

中国は、キャッシュレスが進んでいるのでAlipay（アリペイ）とWeChat Payなどのアプリをスマホにインストールして、現地で利用しています。

スケジュール帳の作成

ポケットに入るくらいのスケジュール帳に出張スケジュールを書き込むと便利です。1日1ページを使い、その日の訪問先、フライト時刻、滞在するホテルの住所などを英文で書いておくと便利ですよ。

最近は、Uberなど国により配車アプリで目的地まで行ってくれるので、事前に利用できる配車サービスを調べておくと便利です。配車アプリが使えれば、行先メモも不要ですね。

December 12, 2026

Company Name / Hotel Name
Address: 123 Main Street, City Name
Tel: +XX-X-XXXX-XXXX
Contact Person: Mr./Ms. [Name]

Flight: LX1111 13:00 Departure

スマホでもスケジュールを見られるようにしておくと便利です。カレンダーアプリも便利ですね。

コピーを取る（重要書類のバックアップ）

以下のものをコピーし、スケジュール帳に貼り付けましょう。どれも再発行するときに必要になります。

• クレジットカードを無くした時の緊急連絡先
• パスポートのコピー
• E-ticketとホテル予約確認書
• 現地の日本領事館の場所と連絡先

スーツケースの準備

スーツケースは、高級ブランドのものよりも軽量で実用的なものを選びましょう。海外では、スーツケースはかなり手荒く扱われますので、新品のスーツケースを持っていっても、飛行機に乗る回数が多ければその分傷だらけになります。最近は、ソフトケースをチェックイン時に預ける場合は、鍵をかけるのは当たり前ですが、麻薬とか変なものを入れられると困るので、預ける前にスーツケースにラップをまいています。

スーツケースには、貴重品を除き、衣類、サンプル、常備薬などをスーツケースに詰めましょう。私の場合は、スーツケースの半分は見本を入れています。衣類は出張期間にもよりますが6日分、あとはスーツ一着、常備薬などです。

私の場合は、スーツケースに荷物を詰めたら、出発の前日にスーツケース宅配便でスーツケースのみ空港へ送っています。スーツケースが重い場合に便利です。

ノートパソコンや海外で使用できる携帯電話など貴重品は、スーツケースに入れられないので手荷物（機内持ち込み用）に入れましょう。

海外での通信手段の確保

海外での通信手段も考えておきましょう。現在は、eSIM、海外Wi-Fiレンタルなど選択肢があります。私は渡航前にAmazonでSIMまたはeSIMを買うことが多いです。最近はeSIMが利用できるスマホアプリを入れて現地でデータ通信ができる業者が増えていますので料金を比較して利用してもいいと思います。PCなど複数機器でWi-Fiを利用する場合はWi-Fiレンタルもおすすめです。

スケジュール表を会社と家族に渡しておく

スケジュール表を作ったら、上司、さらに、あなたのご家族にもコピーを渡しておきましょう。出張中に緊急の連絡が必要になったときに役立ちます。