海外出張の準備方法と基本的な流れ

この海外出張の準備方法と進め方については、私の準備方法を公開しています。

わたしの出張スタイルは、買い付け、品質検査や海外顧客へ新商品のデモや展示会手伝いなどです。長いときには、数カ国を3週間ほど出張しています。ほとんど（中国以外）は、単独行動です。

この準備編では、営業目的で自社商品のデモを目的とした準備方法を公開しています。もちろん売り込み以外で海外出張に行かれる方にも参考になるように構成しておりますが、ご自分が不要だと思った部分は、飛ばしてお読みください。

さて、はじめて海外出張に行くときは、不安と緊張はつきものですが、うまくこなすには、精神面で開き直りが必要です。

経験上、”行けば、何とかなる！”と開き直れば、本当に何とかなります。時には、商談で失敗や悔しい思いをすることもありますが、失敗して得るものも大きいのも事実です。

出張期間が長くなると緊張感からくる疲れでかぜをひきやすくなったりしますので体調管理と食事管理もしっかりと行いましょう。

一度、海外出張を経験すれば、次回行くときにあなたがやりやすい方法や目的に応じて準備をすすめられるとよいでしょう。

海外出張スケジュールの作成方法

商談のため海外出張に行くことになったらはじめにやらなければならないのが

を作成することです。

はじめて海外出張へ行かれる場合は、経験豊富な先輩のアドバイスをもらいましょう。準備をはじめる時期ですが、長期出張の場合は、早めにフライトを押さえたいので2ヶ月から1ヶ月半前から準備をすすめています。

もちろん急な出張もあると思いますので、そのときは、落ち着いて間違えがないように旅行会社に手配しましょう。最近は、インターネットで航空券やホテルを簡単に予約することが可能です。

訪問する会社を選ぶ

訪問する会社が決まったら、Google mapなど住所を検索してみましょう。

先輩や同僚が訪問先に行ったことがあれば、移動手段、ホテルなどアドバイスをしてもらいましょう。先輩や同僚にアドバイスをしてもらうほうが一番早いと思います。訪問先に確認する方法もおすすめです。

最寄の空港を調べる

訪問する会社を選び所在地を確認取れたらやることは、

・最寄の空港や駅を調べる。
・旅行会社に行きと帰りの便のフライト時間と空席状況を確認する。

エコノミークラスでしたら、行きと帰りの便は、同じ航空会社をおさえないと普通運賃になります。あなたの会社で契約されている旅行会社に相談しましょう。

わたしの場合、出張の手配は、全部自分でやっています。国内出張でしたらほかの部署で手配してくれますが、海外出張になると話は別です。

それと、全て旅行会社に任せるのもおすすめしません。あなたが出張されるのですから自分でフライトやホテルを探されることをおすすめします。

フライトの空席状況を確認する場合、ビジネスクラスでしたら問題ありませんが、エコノミークラスの場合は、座席指定ができるフライトなのかも確認しておきましょう。長時間のフライトでしたら、窓側ではなく、動きやすい通路側がおすすめです。

窓側ですと、トイレに行くときに通路側に座っている方に声をかけなければなりません。海外出張や海外旅行になれている方は、それをわかっていますので長時間のフライトの場合は、通路側を予約される方が多いようです。

航空会社により変わりますがエコノミーディスカントの場合は、チケットの種類により座席指定ができない場合があります。長時間のフライトでしたら、多少割高でも座席指定ができて通路側が取れる料金帯の航空券がおすすめです。（会社の予算によりますが.....）

私の会社は、出張期間が2週間以上になると経費節減のため、全ての飛行機での移動は、エコノミークラスで安い航空券を買うようにしています。ただ、行きと帰りの便については、航空運賃にもよりますが、座席指定ができる航空券を取っています。

中には、好んで窓側を予約される方もいます。窓側の方がリラックスでき、よく寝られるとのことです。わたしは、行きと帰りの長時間のフライトは、通路側を予約し、短時間のフライト（都市間の移動）は、窓側に座っています。

フライトの検索とラフな出張スケジュールの作成

フライトは、航空会社のサイトで確認ができますので移動時間や希望する時間帯のフライトを検索して、旅行会社に移動日とフライト番号を伝えて予約するほうがスムーズです。

わたしの場合は、ヨーロッパの場合は、UA（ユナイテッド航空）のマイルを貯めるためにドイツならLH(ルフトハンザ航空)、ノルウェーやスウェーデンなど北欧の場合は、SK(スカンジナビア航空)のフライトを検索します。

中国、香港、東南アジアの場合は、スターアライアンス系または安い航空券を検索しています。

ある程度の訪問先や移動手段などが決まったら出張予定表を作りましょう。出張予定表の例は、以下になります。

訪問国が複数の場合は、アポが取れ次第、希望されるフライト時間を旅行会社へ伝え、次の訪問国のフライト時間を２つか３つほど旅行会社に候補を上げてもらいましょう。

滞在予定のホテルを調べておく

滞在予定のホテルは、この時点では滞在する地域にどんなホテルがあるのかを調べておきましょう。

わたしの場合、ホテルを決める場合は、トリップアドバイザーなどの口コミを確認します。実際に宿泊された方の体験談が掲載されているので非常に参考になります。

ホテルについては、予約サイトで予約することが多いですが、契約されている旅行会社に確認される場合は、宿泊料金、禁煙室（喫煙室）、バスタブ付き、朝食付きかなどを問合せをしましょう。

旅行会社にお任せしたい場合、候補をあげてもらうときのポイントは、

などあなたの条件（希望）を伝え、候補をあげてもらいましょう。

最近は少なくなりましたが、訪問する得意先でホテル予約を頼むこともあります。得意先に予約してもらったほうが、通常より安い宿泊代で泊まれることがあるためです。

空港から電車移動の場合は、最寄り駅の近くのホテルを選び、タクシーで移動の場合は、市内の滞在が良いでしょう。

空港ホテルですと、ホテルのエアポートシャトルバスがあればよいのですが、ない場合は、タクシーで行くしかありません。タクシーですと、距離が短いといい顔をされませんが、チップを多めに払えば問題ありません。ただ、乗車拒否される可能性もあります。

訪問先にアポを取る方法

訪問先へアポイントメントが必要な場合は、早めに先方へ連絡しましょう。アポイントメントは、仮のスケジュールを作成した通り、上から順番に連絡を入れましょう。

売り込みの場合は、海外の得意先へ訪問するのですからもちろん訪問目的などをつたえなければなりません。

訪問する目的を伝える

ここであえて書く必要もありませんが、営業する場合は、新製品の紹介など何のために訪問するのか目的を伝えましょう。

複数の訪問先がある場合は、相手の都合が悪ければ、スケジュールを変更しなければなりませんので早めに返事をくれるように伝えることも重要です。

訪問日と時間も連絡

訪問日と訪問時間も連絡しましょう。訪問時間は、もちろん時間的な余裕を持って訪問時間を連絡することも重要です。

新規取引先に訪問する場合

新規取引先お客への訪問の場合は、簡単に自己紹介や会社概要なども伝えましょう。

先方より訪問を承諾されたらお礼のメールを送りましょう。新規客先の場合は、あなたの会社の商品または、取引に興味がない場合は、アポのメールなどを送っても何の返事がない場合もあります。

その場合は、メールで催促、ＦＡＸでも催促してそれでも返事がこなければ、ご返答いただけないので今回の訪問はあきらめることを伝え次の訪問先にアポを取りましょう。

訪問先が決まったところからフライト予約とホテル予約を旅行会社へ依頼しましょう。

それと、スケジュール表にも移動するフライト番号と時間、滞在ホテル先を埋めていきます。

移動手段など訪問国の情報収集の方法

情報収集する場合のポイントは、以下になります。

空港からホテルまでの移動手段を決める

空港からホテルまでの移動手段の確認しておきましょう。たとえば、空港から電車でいける場合は、時刻表もインターネットで検索ができますので利用しましょう。訪問先によっては、空港へ迎えに来てくれる親切な方もいるかもしれません。

タクシーで移動する場合もGoogleマップでおおよその時間が検索できます。電車で移動する場合は、時刻表をインターネットで確認しておきましょう。

現在は、インターネットも普及したので各国の電車の時刻表も簡単に入手できるようになりました。あとは、空港から市内や主要ホテルまでのシャトルバスも国によって利用できます。

インターネットが普及する前は、旅行会社で時刻表のコピーをもらい、現地到着後に駅へ行きで確認していたようです。（わたしの先輩より）

ホテル近くのレストランの確認

ホテル近くのレストランも確認しましょう。私の場合は、最初は現地の料理を食べていましたが、最近は、中華料理を良く食べています。お米を食べないとなぜか力が入らないので（笑）。

お米を食べたい場合は、中華レストランや寿司バー、日本食レストランを探しましょう。いままでいろいろな国へ行きましたが中華レストランは、なぜか見つかります。

昼食は、得意先でご馳走してくれるところもありますが、夕食の場合は、ヨーロッパやアメリカでは、招待される可能性は少ないので、レストランは、インターネットやガイドブックなどで調べておきましょう。現地到着後にホテルのInformationや商談した人に聞いても良いでしょう。

訪問国の天気と気温を確認

訪問する国の天気と気温をネットでで調べておきましょう。それによって、もって行く衣類が変わります。スマホユーザーなら、アプリも利用できます。

為替レートの確認

現地の為替レート表も出発前にインターネットで調べましょう。複数の国へ行くときに便利です。スマホユーザーでしたら、アプリもあります。

商談の準備をする方法

出張する目的によって、準備方法は違いますが、このページでは、新製品の紹介とデモする場合に何を準備すべきかを説明します。

商品の特徴をまとめる

紹介する商品の特徴をまとめましょう。海外出張になれている方でも出張の疲れで体調が悪い時や時差ぼけで特徴をうまく説明できない時の場合に英文または日本文で商品のポイントのみまとめておくと良いでしょう。

価格表の作成

先方へ渡す、PRICE LIST（見積書）の作成。特徴や条件などを細かく入れましょう。

価格について、訪問先により値引きを要求してくるところがあります。そのためにどこまで値引きができるのかと値引きに対しての条件（数量など）を上司に相談しておくと良いでしょう。

何を聞かれるか予想しておく

はじめて出張される場合は、どんなことを聞かれるのかを先輩に聞いておくとよいでしょう。

持参するサンプルのチェック

持参するサンプルがあれば、使い方はもちろん品質もチェックしておきましょう。

訪問する会社を調べる

訪問する客先がどんなマーケットにどんな品物を販売しているのかを確認しておきましょう。先方のホームページやカタログなども見ておきましょう。

出張目的に応じて準備すべきことを先輩にアドバイスしてもらうと準備時間も短縮できると思います。

出発準備をする方法

アポと情報収集が終わるとそろそろ出発準備にも取り掛かりましょう。

航空券とホテルの予約番号

スケジュールが決まったらE-ticketを発行してもらい、予約してもらったホテルの予約確認書(Confirmation)のコピーを出発前日までにもらいましょう。インターネットで予約された場合も予約確認書をプリントして持っていきましょう。最近は、スマホの画面にQRコードを表示するチケットレスが多くなっています。

海外旅行保険の加入

インターネットや成田空港などで加入できます。渡航中の事故や病気で医者にかかった場合に多額の治療費を請求される場合もありますので、海外旅行保険は、必ず加入しておきましょう。

出張期間、地域、保証内容により値段も変わりますので、加入される保険会社へ確認しておきましょう。クレジットカードにより海外旅行保険も付いていますが、補償内容が不十分な場合が多いです。

パスポートについて

パスポートの有効期限も確認しておきましょう。結構見落としがちなのが、有効期限です。私の知り合いで出発日にパスポートを見たら有効期限が切れていて急遽キャンセルしたを聞いたことがあります。キャンセル料金など余計な出費もかかりますので、海外出張が決まったら確認しておきましょう。

パスポートを紛失した場合は、現地警察で盗難証明書をもらい、日本大使館へ行き、再発行をしてもらいます。パスポートのコピーと写真２枚を持参すると良いでしょう。

お金について

お金については、現金（日本円またはドルなど）とクレジットカードで十分ですね。海外ではキャッシュレスが主流になりつつあるので、事前にGoogleなどで調べておきましょう。

私の場合は、東南アジアなどクレジットカードが使えない町にも行くことが多いため、現金を多めにもっていきます。

ヨーロッパやアメリカへ行くときは、現金は少なめでクレジットカードと現金を持っていきます。

クレジットカードは、買い物、ホテル代、食事代以外で、現地に夜遅く到着した場合に銀行が閉まっている場合があります。その場合は、空港のＡＴＭでキャッシングができます。

これも紛失または盗難にあったら、カード会社に連絡して、紛失したクレジットカードを無効にしてもらいます。その後に現地の警察署で盗難証明書を発行してもらいます。

有効期限やカード番号も問合せの時に必要になりますのでカードのコピーと紛失したときのために緊急連絡先のメモを取っておき、スケジュール帳に貼り付けておきましょう。

わたしも偽警官にクレジットカードを盗まれたことがありますが、クレジットカード会社の緊急連絡先は、なかなか通じないときがあります。カードに書かれた連絡先とは別に各カード会社のホームページに現地連絡先やほかの電話番号も記載されていれば、それをメモしておきましょう。

スケジュール帳の作成

ポケットに入るくらいのスケジュール帳に出張スケジュールを書き込むと便利です。1日1ページを使い、その日の訪問先、フライト時刻、滞在するホテルの住所などを英文タイプ（古い?）や手書きで書いておくと便利ですよ。

理由は、簡単です。タクシーに乗る時や空港またはホテルのインフォメーションで行きたい所を伝えるときに英語が通じない国や発音が難しい国へ行くと、行き先を伝えてもなかなか通じないときがあります。そのときに住所が書いてあるスケジュール帳を見せると一発で理解してくれます。または、Googleマップをプリントしたものでも良いでしょう。

スマホをお持ちの方は、アプリでスケジュールを見られる方法も良いでしょう。その場合でもタクシードライバー用に目的地の名称と住所を書いたメモまたはGoogleマップなどを用意しておきましょう。ただ、スマートフォンなどデジタル機器は、バッテリー切れの恐れもあるので、私はスケジュール帳の作成をおすすめします。

コピーを取る

クレジットカードを無くした時の緊急連絡先、パスポートのコピーを取り、スケジュール帳に貼り付けましょう。どれも再発行するときに必要になります。理由は、お金についてで書いたとおりです。昔は、トラベラーズ・チェックも利用していました。

スーツケース

スーツケースは、高級ブランドのものよりも軽量で実用的なものを選びましょう。海外では、スーツケースはかなり手荒く扱われますので、新品のスーツケースを持っていっても、飛行機に乗る回数が多ければその分傷だらけになります。

参考ページ：海外出張と海外旅行の持ち物

スーツケースには、貴重品を除き、衣類、サンプル、常備薬などをスーツケースに詰めましょう。私の場合は、スーツケースの半分は、見本を入れています。衣類は、出張期間にもよりますが6日分、あとはスーツ一着、ネクタイ2本、常備薬などです。

私の場合は、スーツケースに荷物を詰めたら、出発の前日にＡＢＣや宅急便でスーツケースのみ成田空港へ送っています。スーツケースが重い場合に便利です。

ノートパソコンや海外で使用できる携帯電話など貴重品は、スーツケースに入れられないので手荷物（機内持ち込み用）に入れましょう。

スケジュール表を会社と家族に渡しておく

スケジュール表を作ったら、上司、さらに、あなたのご家族にもコピーを渡しておきましょう。出張中に緊急の連絡が必要になったときに役立ちます。

出発する

国際便の場合は、出発時刻の2時間前までにチェックインを済ませなければ成りません。特に成田空港は、混みますので早めに到着するようにしましょう。

空港に到着

空港に到着したら航空会社のチェック・インカウンターに向かいましょう。成田空港でしたら第１ターミナルと第２ターミナルがありますので予約した航空会社のターミナルとチェックインカウンターを事前に調べておきましょう。

チェックイン

チェックインの時は、パスポートと航空券、マイレージカード（お持ちなら）を提出する。最近は、出発前にウェブチェックインができますので、自宅等でチェックイン済みで、スーツケースを預ける場合は専用のカウンターへ向かいます。

両替と保険

時間があれば、買い物をしたりカフェで飲み物を飲んだりして時間を潰してもよいでしょう。現地到着が夜間の場合は、現金を現地通貨に両替しておくと安心です。

海外旅行保険に加入していなければ、空港で加入しておきましょう。

出発ゲート

混雑状況を見て、早めに済ませましょう。手荷物検査（セキュリティーチェック）のゲートを通り、出国審査を済ませると、免税店で買い物ができます。

飛行機に乗る

出国審査を済ませたらゲート番号をもう一度確認しておきましょう。搭乗開始は、出発の３０分前くらいですが変更される場合も多いですが時間が近くなったらゲートの近くで待っていましょう。

搭乗開始のアナウンスが流れたらエコノミークラスの場合は、最後になりますが、荷物が多い場合は、早めに並んで荷物置き場を確保しましょう。

機内での過ごし方

機内でのすごし方は、人それぞれです。読書をしたり、機内サービスの映画をみたり、とにかく長時間フライトになれば、時間を潰すのが大変です。

私の場合は、時差ぼけを少しでもなくすために食事が終わり機内サービスがはじまったら、スマホにヘッドホンにつなげて音楽を聴きながら読書しています。

ヘッドホンも機内のものや普通のものではなく、ノイズキャンセリングヘッドフォンやSHURE製など遮音性が高いものを使っています。普通のヘッドフォンですと、飛行機のエンジン音がうるさいので良く聴こえません。

ノイズキャンセリングヘッドフォンで有名なのがBoseのQuiet Comfortです。わたしの最近、妻に買ってもらったのですが、本当にすばらしい音質です。ただ、少しかさばるのが難点です。機内に持ち込む荷物が多い場合は、SHUREやソニー製などコンパクトなもので十分です。

あとは、エコノミークラス症候群にならないために、水分を多めに補給したり、トイレの前でストレッチをしています。

私は、機内食をあまり食べないようにしています。あまり食べたり、ワインなどアルコール類を飲んでいるとガスがたまり、おなかが痛くなる体質ですので、食べても半分くらいです。

フライトが10時間以上（最長は、ニューヨークから成田まで15時間）でエコノミークラスに座っていると本当に疲れます。ずっと寝ている方もいますが、尊敬します（笑）。

わたしの会社では、ヨーロッパやアメリカ出張の場合は、移動も多いのでエコノミーの格安チケットしか取らせてもらえません（涙）。

そのため、「マイルを貯めていつかはビジネスに乗ってやる！」と思っていますが、航空会社のマイレージカードによって有効期限もあるのでエコノミーからビジネスへアップグレードがなかなかできないのも事実です。

エコノミーですと、座席間が狭いので窮屈な思いをするのは、体と精神的にも良くないのでいかに睡眠またはリラックスをするか、あなたなりにいろいろと工夫してみて下さい。

参考ページ：海外出張と海外旅行の持ち物

現地到着後にすること

無事に空港到着したら、パスポートコントロールへ行きましょう。

乗り継ぎの場合は、次のフライトのゲート番号と出発時刻を確認し、出発ゲートへ向かいましょう。

パスポートコントロール（イミグレーション/入国審査）

パスポートコントロールでは、パスポートと入国書類（国によって必要）、帰りのフライトチケットを提示します。

今まで滞在日数や滞在目的を聞かれたところは、私の経験上、アメリカ、カナダ、ヨーロッパですとドイツ、英国くらいでした。それ以外は、何も聞かれずにスタンプを押されました。英国ですと、入国審査が厳しいため、いろいろな質問をされる場合があります。ビジネスの場合は、どんなビジネスなのかも聞かれます。

バゲージクレームへ

パスポートコントロールを過ぎたら、預けたスーツケースを取りにBaggage Claimへ行きましょう。

途中で、両替所があれば、両替もしておきましょう。そのときに、コインも入れてもらうように頼みます。コインは、チップを払うときやロンドンでしたら地下鉄の切符を買うときに必要になります。

スーツケースを引き取ったら、サンプルを持っている場合は、出張前に作成したＩＮＶＯＩＣＥで税関手続きを行います。その場合は、赤色(Declear)のカウンターへ行きます。サンプルなど申告するものがなければ、緑色のNot Declearから出口へ出ます。

現地でSIMカードを買う場合は、出口を出ると携帯キャリアの店舗がある空港が多いです。SIMカードを買える場所は、国により事情が違うので、事前に調べておきましょう。

ホテルへ行く

両替とSIMカード購入が終わったら、予約したホテルへ行きましょう。ホテルに到着後、日本と同じようにチェックインをします。

外国の場合は、禁煙室と喫煙室どちらにするのか聞かれます。最近は、禁煙室しかないホテルが多いです。あとは、チェックアウト日の確認、クレジットカードの提出、宿泊カードの記入をチェックインの時に行います。ホテルによっては、パスポートや名刺を要求されることもあります。

部屋に入ったら一通り設備を確認して、壊れているところがあれば修理してもらうか部屋を変えてもらいましょう。朝食つきでしたらレストランのフロア（何階）かも確認しておきましょう。

訪問先との商談について

ホテルからアポを取った会社に訪問するときは、約束時間の10分前には到着するようにしましょう。移動時間を調べる方法は、以下になります。

商談へ

わたしもはじめは、緊張しました。深呼吸や”自分はできる”と言い聞かせて気合を入れましょう。

英語または現地語を喋るときのコツは、声は大きく、ただし自分の声より少し低い声で喋るとスムーズにしゃべることができます。声のトーンが高いと息が続きません（笑）。

私の場合は、ほとんどが商品の売り込みですので、受け入れられるようにいろいろと説明したり、訪問先の情報（商売状況や売れている商品と価格帯など）を確認したりしています。

商談後は、レポートを会社へメールまたはＦＡＸしなければならないので訪問先の情報収集にも力を入れています。

商談の英語は、相手からの質問などある程度予測できますので簡単です。はじめて出張へ行かれる方は、自分が説明すべきところと相手からの質問の返答を考えてメモなどにまとめておくと良いでしょう。出発までそのまとめたメモを音読して練習するのも方法の１つです。

英語力が試されるのが、雑談です。雑談は、何を聞かれるのかまたは、何の話題になるのか検討もつきません。

雑談の時にあなたの英語力が試されます。落ち着いて対処しましょう。雑談は、相手がいろいろな情報を教えてくれますので重要です。

帰国する

2時間前までに航空会社のカウンターでチェックインを済ませましょう。座席を指定されていない場合は、少し早めに行くと通路側が取れる場合があります。

ホーチミン空港。早朝だったので人がほとんどいなかった。

荷物検査

空港によってチェックインカウンターへ入る前に荷物検査があります。

チェックイン

チェックインの時は、パスポートと航空券、マイレージカード（お持ちなら）を提出する。座席を予約していない場合は、チェックインの時に窓側または通路側席どっちがよいのかを聞かれる場合がありますので好きな座席を伝えましょう。ウェブチェックイン済みなら専用のカウンターに向かいます。

搭乗券とバゲージクレーム（スーツケースを預ける場合）を受け取ったらゲート番号と時刻を確認しておきましょう。

出発ゲート

混雑状況を見て、早めに済ませましょう。手荷物検査（セキュリティーチェック）のゲートを通り、出国審査を済ませると、免税店で買い物ができます。

私の場合は、荷物が多いので帰国するときにまとめてお土産を買っています。買い物が終わったら時間があれば、カフェで休んだりしています。

搭乗時間が近くなったら銀行へ行き、日本円に両替しています。出張回数が多い場合、また同じ国に出張する予定がある場合は、金額に応じて両替をしない場合もあります。

搭乗する

搭乗開始は、出発の３０分前くらいですが変更される場合も多いですが時間が近くなったらゲートの近くで待っていましょう。

搭乗開始のアナウンスが流れたらエコノミークラスの場合は、最後の搭乗になりますが、荷物が多い場合は、早めに並び、搭乗後に荷物置き場を確保しましょう。

到着したら

国際線の場合は、パスポートコントロールで入国審査をします。日本人観光客も多いのでいつも混雑しています。バゲージクレームでスーツケースを取ります。

エコノミークラスですと、なかなかスーツケースも出てこないのでその間に家族や会社へ無事に帰ったことを連絡してあげましょう。

その後、税関を通ります。ここも混雑しています。無事に海外出張も終わると本当にホッとします（笑）。

以上で海外出張の進め方についてポイントのみお伝えしました。少しでもお役に立てばと思います。ご覧頂きありがとうございました。